Como ya debe saber, la confirmación de documentos es indispensable para su declaración de gastos y compras. Por esta razón, debe estar tan informado como sea posible de este proceso y todo lo que conlleva.
La legislación oficial del Ministerio de Hacienda respecto a los documentos electrónicos puede encontrarla en el siguiente enlace:
Debe aceptar el documento electrónico!
Para que una compra suya sea tomada en cuenta como gasto deducible, debe aceptar el documento electrónico que le hacen al procesar la transacción.
El plazo para aceptar una factura es de ocho días después del último día del mes en el que se emitió el comprobante. En otras palabras, el 08 de cada mes es la fecha límite para aceptar los documentos del mes anterior. Sin embargo, hay que tomar en cuenta que los reportes se emiten del primer al último día del mes por lo cual, si una factura es aceptada en esos 08 días restantes, aunque sea permitido por Hacienda, no van a aparecer en el reporte de gastos y compras del mes en cuestión. Para las declaraciones mensuales es un inconveniente pues se hace desorden en la contabilidad.
Recuerde que hay algunas entidades que no están obligadas a emitir documentos electrónicos pero si a recibirlos. Asegúrese de verificar si es su caso con su contador de confianza.
Tome en cuenta que debe pedir a su proveedor de facturación electrónica las instrucciones para aceptar documentos. Sabemos de 3 tipos que podrían estar a su disposición (dependiendo de la herramienta que escoja).
Cualquiera de estos métodos inicia cuando usted recibe en su correo electrónico la factura digital, en ese correo deberían haber tres archivos: PDF de la factura, XML de creación del documento y XML de la aceptación de parte de Hacienda. Entonces, ahí tendrá opciones para la confirmación:
- Por XML. Debe descargar el documento XML de la aceptación por parte de Hacienda en su computadora o dispositivo móvil y subirlo al sistema de facturación.
- Por Clave. Puede abrir cualquiera de los archivos adjuntos en el correo y buscar la línea que diga clave, es una serie de 50 números. Sólo debe ingresarla a su herramienta de facturación.
- Por Correo. Algunos softwares de facturación electrónica ya han implementado la opción de reenviar los correos de las facturas de gastos y compras a un correo interno de la herramienta, en donde el sistema los sube y usted, como usuario, sólo debe confirmarlas. Esto le ahorrará tiempo.
Un XML bien elaborado incluye los siguientes datos:
- Clave
- NumeroCedulaEmisor
- FechaEmisionDoc
- Mensaje
- MontoTotalImpuesto
- TotalFactura
- NumeroCedulaReceptor
- NumeroConsecutivoReceptor
Siempre cabe la posibilidad de que una factura venga con algún error, como los datos incorrectos, montos equivocados y otros imprevistos; si la factura que usted recibe no es algo con lo que esté de acuerdo, puede rechazarla o aceptarla parcialmente para que quede en registro que no está bien.
Las quejas más comunes entre los usuarios se dan porque los datos vienen incompletos o incorrectos. Cada vez que vaya a un establecimiento, debe asegurarse de que le tomen los datos apropiadamente.
Si un proveedor no le entrega la factura electrónica correspondiente, se le recuerda que puede hacer un documento de compra para respaldar ese gasto.
Cabe destacar que los tiquetes electrónicos no se confirman por políticas de Tributación.
En caso de que un documento que usted confirme tenga algún tipo de error, debe solicitar al emisor que genere una nota de crédito y una factura nueva y debe aceptar ambos documentos para que la contabilidad no tenga duplicaciones.
Amante de la literatura y los animales. Ha estado en la industria del servicio al cliente por 8 años y se ha convertido en experta de la facturación electrónica en los últimos 3 años. Conocimientos en mercadeo, emprendedurismo y habilidades blandas.