¿Alguna vez ha obtenido un error de Hacienda en uno de sus documentos y no tiene idea de qué hizo mal? Bueno, con esta información, es posible que aliviane la frustración sentida en ese tipo de momentos. Incluso, en la mayoría de los escenarios, no es culpa del emisor o el receptor de los documentos.
De igual manera, la recomendación es que investigue si su proveedor de facturación electrónica establece de manera clara cuando un documento es rechazado.
- La llave criptográfica podría estar desactualizada o incorrecta. Este certificado tiene una validez de 2 años. También debe coincidir con el número de identificación con la que está intentando tramitar los documentos electrónicos. Si una llave criptográfica se revoca y se genera una nueva, debe hacer el cambio en la herramienta de facturación electrónica también.
Al hacer el procedimiento de renovación de la llave en cualquiera de los escenarios anteriores, va a poder hacer o recibir el documento sin problema. - Los datos del cliente podrían estar incompletos. Datos como nombre, correo, número de teléfono, identificación y dirección del cliente son un requisito al emitir un documento electrónico (excepto en el caso del tiquete electrónico que no debe llevar los datos del cliente obligatoriamente). Si esta información no está completada, por el tipo de documento que es el XML que se envía con la información del archivo, el procesador va a dar problema y el documento puede ser rechazado.
Una vez que el perfil del cliente está completado, puede proceder a emitir o recibir el documento con normalidad. - Los servidores del Ministerio de Hacienda podrían estar colapsados. Esto significa que muchos usuarios están procesando documentos a la vez y se hace una especie de cuello de botella al confirmar la recepción por parte de Tributación.
Es recomendable que espere un par de horas antes de intentar procesar documentos. - Puede haber una duplicación del número de consecutivo. Podría ser ocasionado por un cambio de proveedor de facturación electrónica. Para efectos del Ministerio de Hacienda, el contribuyente tiene un sólo historial de consecutivos; si usted cambia de proveedor, debe actualizar en el nuevo sistema el número de consecutivos que llevaba en el anterior y esto evitará inconvenientes con la aceptación por parte de Tributación.
- El documento que está aceptando puede tener errores. Es cuando el documento que nos emiten tiene errores de algún tipo pero la recibimos de todas maneras. Al tratar de aceptarla como compra o gasto nos va a aparecer con error en Hacienda porque no coincide con ningún otro documento.
- El documento fue emitido con otro número de identificación. Hacienda sólo valida que los datos del cliente estén completos. No evalúa si el número de identificación es consistente con la persona a la que le factura. Si esta identificación es distinta a la que está registrada, Hacienda devolverá el documento con error (puede ser un sólo número, un número distinto o, incluso, el tipo de documento de identificación). Debe contactar al emisor del documento electrónico para que le envíe una factura nueva.
Los rechazos no solo provienen de hacienda
No necesariamente los rechazos que tengan sus documentos electrónicos van a provenir del Ministerio de Hacienda. Pueden ser desde su proveedor de factura electrónica. A veces por mal funcionamiento y a veces para evitarle problemas cuando vaya a hacer sus declaraciones correspondientes.
Los motivos pueden variar mucho.
Por ejemplo, puede estar intentando aceptar un documento que ya haya aceptado anteriormente (sucede comúnmente cuando hay varios usuarios con acceso a la misma cuenta).
Cabe recalcar que cuando una factura es rechazada por Hacienda, no se anula ni se le hace una nota de crédito. El procedimiento es hacerla de nuevo con un consecutivo nuevo.
En caso de tener estos inconvenientes, le recomendamos contactar a su proveedor de facturación electrónica para que le guíen en procesos específicos.
Amante de la literatura y los animales. Ha estado en la industria del servicio al cliente por 8 años y se ha convertido en experta de la facturación electrónica en los últimos 3 años. Conocimientos en mercadeo, emprendedurismo y habilidades blandas.