¿Qué es un XML?
Su significado es Lenguaje de Marcado Extensible, por sus siglas en inglés XML (Extensible Markup Language). Sin entrar mucho en detalles de programación y tecnicismos complicados, este tipo de archivos tiene etiquetas para llenar espacios.
El XML f unciona para estandarizar los campos que Hacienda solicita de manera separada. Debe asegurarse de que el proveedor de facturación electrónica emita correctamente los archivos XML y que los pueda recibir también.
Puede leer más al respecto en el siguiente enlace del Ministerio de Hacienda:
https://scij.hacienda.go.cr/SCIJ_MHDA/docjur/mhda_docjur.aspx?nBaseDato=1&nDocJur=17819
¿Cómo puedo decidir cuál es el mejor proveedor de facturación electrónica?
Lo primero que debe confirmar es si el proveedor cumple con los requisitos de formato mencionados en el artículo anterior.
- Que envíe los XML al Ministerio de Hacienda, que use la firma digital o la llave criptográfica para la seguridad de sus documentos y si hace la validación de los consecutivos para evitar repeticiones.
- Después, debe consultar que el sistema cuente con todos los tipos de documentos que necesita (factura electrónica, tiquete electrónico, nota de crédito, nota de débito, documentos de compra, factura de exportación, anulaciones, etcétera).
- Que pueda aceptar los documentos como compras o gastos. Es importante que confirme que pueda emitir reportes para las declaraciones tributarias correspondientes.
- Asegúrese de que los documentos electrónicos se envíen por correo electrónico al cliente y que pueda recibir una copia como respaldo.
Otro factor considerable
La usabilidad de la herramienta.
Algunos de los proveedores de facturación ofrecen la opción de un manual de usuario en formato de e-book para poder consultar cuando se necesite.
Es más relevante que se familiarice con el servicio al cliente y compruebe que tienen disposición, experiencia y conocimiento para instruirle en el proceso de inscripción y la interacción de la herramienta.
La facturación electrónica es relativamente reciente y todos nos hemos tenido que adaptar a las nuevas reglas del juego.
Los requerimientos de Tributación han venido como una avalancha. Por eso, los usuarios deben estar convencidos de que clase de acompañamiento van a recibir de parte de su servicio de facturación electrónica.
Es posible que algunos factureros sean programados por ingenieros que, por más excelente que trabajen, no toman en cuenta la experiencia del usuario.
Entonces, con estos sistemas es difícil trabajar y le consumirá tiempo y energía con algo que debe ser fácil.
Busque un proveedor que tome en cuenta su interacción que todos los procesos requieran el mínimo esfuerzo, ya que esto permite que usted no sienta como un obstáculo en su profesión cumplir con los lineamientos de Hacienda.
Quiero saber sobre el Régimen Simplificado
Para obtener información oficial del Ministerio de Hacienda (la norma y los negocios que aplican), acceda al siguiente enlace:
http://www.pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=89076&nValor3=116742&strTipM=TC
Brevemente, los contribuyentes del régimen simplificado sólo están obligados a emitir factura electrónica si el valor de la compra individual corresponde a un 5% del salario mínimo.
Algunos clientes exigirán el documento electrónico para poder declararlo como compra o gasto.
Y, ya que hablamos de declaraciones, los contribuyentes de régimen simplificado están en obligación de declarar Renta y el IVA.
Por estas razones, recomendamos fuertemente que, aunque pertenezca al régimen simplificado, se registre a una herramienta de facturación electrónica.
¿Existen multas relacionadas a la facturación electrónica?
Para los diferentes tipos de contribuyentes existe una fecha establecida por el Ministerio de Hacienda que le obliga a estar inscrito para emitir documentos electrónicos.
No hacer este proceso antes de la fecha establecida puede costarle una multa de aproximadamente ¢800.000. Por hacerlo de forma incompleta, la suma es de ¢213.000.
Por otra parte, no llenar y enviar las declaraciones a tiempo, representan un 50% del salario mínimo. Pero enviarlas fuera del horario establecido se multa con 2 salarios base.
Y si la declaración tiene información incorrecta o no es lo que se está solicitando, debe pagar el equivalente a 1 salario base.
Con 1 salario base se castiga también si tramita ventas y no emite el documento electrónico debidamente.
La responsabilidad de evitar las sanciones es de los contribuyentes.
La información sobre estas multas fue extraída del artículo del diario Extra que puede encontrar con más detalle aquí:
¿Porqué es relevante la facturación electrónica en Costa Rica?
Tanto personas jurídicas como físicas ahora están obligadas a facturar electrónicamente. Los trámites son una pesadilla, la plataforma de Hacienda no es la más amigable. Es difícil escoger un buen proveedor.
Todo parece ser demasiado complicado y es una preocupación más para los profesionales. Qué además de su trabajo, ahora deben asumir parte de la contabilidad.
Lo está viendo desde el prisma equivocado!.
A pesar de que este proceso va a necesitar un esfuerzo de parte de cada uno de los contribuyentes registrados en Tributación, es la evidencia del progreso en la tecnología fiscal del país.
Cuando todos estén incluídos, requerirá menos esfuerzo hacer las declaraciones correspondientes. Las finanzas serán más transparentes y entregar documentos al contador dejará de ser una pesadilla.
Imagine que ya no se perderán los documentos físicos ni se borrará la tinta de los tiquetes que le han emitido en el período fiscal.
Los cálculos se hacen computarizadamente y eso evita errores humanos. Las auditorías tomarán breves momentos en lugar de días revisando papeles archivados.
En una época donde la inmediatez juega un papel tan importante en las ajetreadas vidas, es muy efectivo tener al alcance de un click todos los registros de facturación.
Además, hay otros beneficios relacionados como la seguridad de sus finanzas. Ahorro de suministros de oficina, pago en línea y la sostenibilidad del desarrollo en su emprendimiento.
Amante de la literatura y los animales. Ha estado en la industria del servicio al cliente por 8 años y se ha convertido en experta de la facturación electrónica en los últimos 3 años. Conocimientos en mercadeo, emprendedurismo y habilidades blandas.