Posibles razones por las cuales Hacienda rechaza sus documentos electrónicos

¿Alguna vez ha obtenido un error de Hacienda en uno de sus documentos y no tiene idea de qué hizo mal? Bueno, con esta información, es posible que aliviane la frustración sentida en ese tipo de momentos. Incluso, en la mayoría de los escenarios, no es culpa del emisor o el receptor de los documentos. 

De igual manera, la recomendación es que investigue si su proveedor de facturación electrónica establece de manera clara cuando un documento es rechazado. 

  1. La llave criptográfica podría estar desactualizada o incorrecta. Este certificado tiene una validez de 2 años. También debe coincidir con el número de identificación con la que está intentando tramitar los documentos electrónicos. Si una llave criptográfica se revoca y se genera una nueva, debe hacer el cambio en la herramienta de facturación electrónica también. 
    Al hacer el procedimiento de renovación de la llave en cualquiera de los escenarios anteriores, va a poder hacer o recibir el documento sin problema. 
  2. Los datos del cliente podrían estar incompletos. Datos como nombre, correo, número de teléfono, identificación y dirección del cliente son un requisito al emitir un documento electrónico (excepto en el caso del tiquete electrónico que no debe llevar los datos del cliente obligatoriamente). Si esta información no está completada, por el tipo de documento que es el XML que se envía con la información del archivo, el procesador va a dar problema y el documento puede ser rechazado.
    Una vez que el perfil del cliente está completado, puede proceder a emitir o recibir el documento con normalidad.
  3. Los servidores del Ministerio de Hacienda podrían estar colapsados. Esto significa que muchos usuarios están procesando documentos a la vez y se hace una especie de cuello de botella al confirmar la recepción por  parte de Tributación.
    Es recomendable que espere un par de horas antes de intentar procesar documentos.
  4. Puede haber una duplicación del número de consecutivo. Podría ser ocasionado por un cambio de proveedor de facturación electrónica. Para efectos del Ministerio de Hacienda, el contribuyente tiene un sólo historial de consecutivos; si usted cambia de proveedor, debe actualizar en el nuevo sistema el número de consecutivos que llevaba en el anterior y esto evitará inconvenientes con la aceptación por parte de Tributación.
  5. El documento que está aceptando puede tener errores. Es cuando el documento que nos emiten tiene errores de algún tipo pero la recibimos de todas maneras. Al tratar de aceptarla como compra o gasto nos va a aparecer con error en Hacienda porque no coincide con ningún otro documento.
  6. El documento fue emitido con otro número de identificación. Hacienda sólo valida que los datos del cliente estén completos. No evalúa si el número de identificación es consistente con la persona a la que le factura. Si esta identificación es distinta a la que está registrada, Hacienda devolverá el documento con error (puede ser un sólo número, un número distinto o, incluso, el tipo de documento de identificación). Debe contactar al emisor del documento electrónico para que le envíe una factura nueva.

Los rechazos no solo provienen de hacienda

No necesariamente los rechazos que tengan sus documentos electrónicos van a provenir del Ministerio de Hacienda. Pueden ser desde su proveedor de factura electrónica. A veces por mal funcionamiento y a veces para evitarle problemas cuando vaya a hacer sus declaraciones correspondientes.

Los motivos pueden variar mucho.

Por ejemplo, puede estar intentando aceptar un documento que ya haya aceptado anteriormente (sucede comúnmente cuando hay varios usuarios con acceso a la misma cuenta). 

Cabe recalcar que cuando una factura es rechazada por Hacienda, no se anula ni se le hace una nota de crédito. El procedimiento es hacerla de nuevo con un consecutivo nuevo. 

En caso de tener estos inconvenientes, le recomendamos contactar a su proveedor de facturación electrónica para que le guíen en procesos específicos. 


Costos de Proveedores de Facturación en Costa Rica

Hemos hecho la tarea de recopilar los costos y tipos de planes de algunos de los proveedores de facturación electrónica en Costa Rica. Las imágenes utilizadas son sólo ilustrativas de cada sitio web y no incluyen todos los planes disponibles. Además, sólo haremos referencia a precios y planes.

FactureroCR.com https://www.facturerocr.com/

Sus planes funcionan como  membresías mensuales que contienen una cantidad de documentos electrónicos. Al pagar la anualidad, tiene 2 meses gratis.

GTI https://www.facturaelectronica.cr/

Sus planes pueden ser prepago por cantidad de documentos o puede ser postpago por mes o año.

Factura Electronica Hacienda https://facturaelectronicahacienda.com/

Ofrecen 1 mes gratis, formato de app para celular, opción multimoneda, y diferentes tipos de servicios.

Facturero.cr https://www.facturero.cr/

Sus planes funcionan como  membresías mensuales que contienen una cantidad de documentos electrónicos dependiendo del tipo de negocio que sea.

Fygaro https://www.fygaro.com/es

Sus planes son ilimitados y mensuales. 

Factun https://factun.com/

Categorizan sus planes en cantidad de emisores por mes y por año. Ofrecen integración con Quickbooks en las membresías anuales por un costo adicional.

Facel http://www.facelcr.com/#/home

Sus planes funcionan como  membresías mensuales que contienen una cantidad de documentos electrónicos.

Facturar https://www.facturar.cr/

Ofrece planes anuales por cantidad de documentos. 

Alegra https://www.alegra.com/costarica/

Sus planes funcionan como  membresías mensuales que contienen una cantidad de documentos electrónicos. 10% de descuento al pagar la anualidad

Factura Tica https://facturatica.com/

Ofrecen plan mensual, o 2 tipos de anualidades para persona física o jurídica.


17 preguntas sobre la Facturación Electrónica en Costa Rica

1. ¿Qué es Factura Electrónica?
Es un comprobante digital para comprobar la venta de productos y servicios. Se emite y se acepta a través de los diferentes proveedores de facturación electrónica.

2. ¿Qué es un XML?
Es un tipo de archivo que tiene datos estructurados en Internet. Asigna etiquetas para describir las partes de un documento y hace intercambio de información entre diferentes plataformas.

3. ¿Para qué sirve un Código de Respuesta Rápida en la facturación electrónica?
Los códigos QR permiten verificar los comprobantes electrónicos más rápido.

4. ¿Qué compone un comprobante electrónico?
Debe cumplir con los requisitos legales por Tributación para los diferentes tipos de documentos y autenticar de donde proviene.

5. ¿Cuál es la diferencia entre una factura y un tiquete?
El tiquete se hace únicamente a los clientes finales. La información del receptor es opcional y en la factura es obligatorio.

6. ¿Cuando debo hacer una factura de contingencia?
Estas son facturas físicas que puede conseguir en una imprenta autorizada. Se usa en cualquier situación en la que no pueda hacer la facturación electrónica debida. Luego debe hacer un comprobante de reposición en su herramienta digital.

7. ¿Soy Emisor-Receptor electrónico?
Dependiendo de su actividad económica, debe emitir y recibir documentos electrónicos.

8. ¿Soy Receptor- No Emisor electrónico?
Hay regímenes en los que las ventas no requieren documentos electrónicos pero los comprobantes deben ser declarados como compras o ventas con un proveedor de facturación digital.

9. ¿Soy Receptor Manual?
Aquellos contribuyentes que aún estén autorizados a declarar gastos y compras de manera física, con todos los comprobantes impresos.

10. ¿Cuando se entrega un comprobante electrónico?
El emisor puede enviar por correo o imprimir un documento electrónico. En el momento que el receptor la tiene, es la entrega de la venta del producto o servicio.

11. ¿A qué se refiere la representación gráfica?
Se habla de representación gráfica cuando un documento electrónico se imprime. También se le llama de esta manera al documento en formato PDF. Se mantienen para respaldar la contabilidad.

12. ¿Necesito firma digital para registrarme en un sistema de facturación?
Depende del proveedor que escoja, se le solicitará la firma digital, la llave criptográfica, credenciales de producción, comprobantes del RUT. Varias o todas. Esto es porque estos documentos permiten el intercambio de Hacienda y el software de facturación electrónica.

13. ¿Qué es una nota de débito?
Las notas de débito son emitidas por el vendedor y allí se registra el importe por cada uno de los distintos conceptos generados por el cliente, es decir, implica que una deuda aparezca y deba ser pagada por él o, en su defecto, que el saldo corriente disminuya.

14. ¿Qué es una nota de crédito?
Hacen alusión a una clase de documento que es enviado a un cliente para dar crédito a su cuenta, incluyendo un valor específico por el cual se realiza esta transacción, razón por la cual el motivo es incluido como parte de la nota de crédito. Como las devoluciones o descuentos que se hacen posteriormente, cuando se corrigen los excesos presentes en facturas, cuando un artículo ha presentado una descompostura e incluso si se disminuyó el precio.

15. ¿Qué sucede si los servidores de Hacienda fallan?
Siempre existe la posibilidad de que Hacienda falle porque hayan demasiados usuarios tratando de procesar documentos. En estos casos, no siga intentando inmediatamente. Espere un par de horas y luego se puede poner al día con sus documentos electrónicos.

16. ¿La información que ingrese en la herramienta de facturación me pertenece a mí o al proveedor?
Los datos ingresados en el software de facturación digital que usted escoja le pertenecen. Debe poder acceder a los mismos en cualquier momento. Dependiendo del proveedor, los respaldos pueden ser en su equipo, servidores propios o alquilados o puede ser que almacenen en la nube con un servidor virtual.

17. ¿Cuáles tipos de software hay para facturar electrónicamente?
Los más utilizados son un sistema que se instale en una computadora o dispositivo móvil (aplicación) o un sitio web que se pueda acceder desde cualquier aparato con internet.


Impuesto sobre Sociedades (Empresas)

impuesto sobre la renta

Impuesto sobre la renta tradicional

El hecho generador del impuesto sobre las utilidades (Impuesto sobre la renta ) es la percepción o devengo de rentas en dinero o en especie, continuas u ocasionales, procedentes de actividades lucrativas de origen o fuente costarricense, así como cualquier otro ingreso o beneficio de fuente costarricense no exceptuado por ley. Es decir, las rentas  ingresos o beneficios generados en o desde el territorio nacional.

Aquellos ingresos que se generen fuera de este territorio, se consideran no sujetos, es decir, no tienen carga impositiva fiscal costarricense

Ingreso imponible

El impuesto sobre la renta se impone a las utilidades netas (ganancias) de origen costarricense de las personas físicas, las compañías incorporadas en Costa Rica y los establecimientos permanentes de compañías extranjeras. Se consideran establecimientos permanentes:

i. Los centros administrativos.

ii. Las sucursales.

iii. Las agencias.

iv. Las oficinas.

v. Las fábricas.

vi. Los talleres.

vii. Las minas, las canteras

Las entidades no residentes están sujetas a retención de impuestos.

Tarifa del impuesto

El impuesto de sociedades estándar es del 30%. ( Ventas brutas arriba de ¢106.000.000 ($184.000)  al año )

Personas Jurídicas que no superen las ventas brutas de 106.000.000 colones anuales:

  • Cinco por ciento (5%), sobre los primeros ¢5.000.000,00  de renta neta anual.
  • Diez por ciento (10%), sobre el exceso de ¢5.000.000,00 y hasta siete millones quinientos mil colones ¢7.500.000,00 de renta neta anual.
  • Quince por ciento (15%), sobre el exceso ¢7.500.000,00 y hasta ¢10.000.000,00 de renta neta anual.
  • Veinte por ciento (20%), sobre el exceso de ¢10.000.000,00) de renta neta anual.

Se da un beneficio para las nuevas empresas, que gocen de la declaratoria de micros y o pequeñas empresas inscritas ante el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), o ante el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) podrán aplicar la siguiente escala tarifaria, conforme a las siguientes condiciones, las cuales aplicarána partir de su primer año de operaciones:

i. Cero por ciento (0%) del impuesto sobre el impuesto a las utilidades el primer

año de actividades comerciales.

ii. Veinticinco por ciento (25%) del impuesto sobre el impuesto a las utilidades

el segundo año de actividades comerciales.

iii. Cincuenta por ciento (50%) del impuesto sobre el impuesto a las utilidades

el tercer año de actividades comerciales.

ES MUY IMPORTANTE ACLARAR QUE LAS EMPRESAS CUYA ACTIVIDAD COMERCIAL SEA RENTA O ALQUILER DE PROPIEDADES O EQUIPO, SOLO PODRAN OPTAR POR EL REGIMEN DE IMPUESTO DE RENTA O ( INCOME TAX) SI CUENTAN CON AL MENOS UN  EMPLEADO FORMAL, INCLUIDO EN EL REGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL. 

DE NO SER ASI, DEBERAN TRIBUTAR SUS INGRESOS BAJO EL REGIMEN DE RENTAS DE CAPITAL INMOBILIARIO

deberá presentar dichas condiciones a la administración tributaria antes de iniciar operaciones, o en enero de cada ano para calificar en el régimen de impuesto sobre la renta y mantenerse en él mismo por los siguientes 5 años.

Rentas de Capital Inmobiliario

Son los ingresos o rentas provenientes de arrendamientos, subarrendamientos, constitución o cesión de derechos, o facultades de uso o goce de bienes inmuebles

 Las compañías (personas jurídicas), personas físicas, entes colectivos o fondos de inversión , contribuyen con este impuesto, cuando en su operación NO cuentan con empleados formales.

Tarifas del impuesto

Existe una única tarifa plana para este impuesto del 15%, y un porcentaje máximo de deducción de gastos, del 15% estos últimos sin necesidad de justificantes. 

Ejemplo:

  • Renta bruta anual de $10.000
  • Gastos máximos a aplicar $1.500
  • Tarifa aplicar a renta neta 15%
  • $8.500 * 15% = $1.275 Impuesto a pagar

Perdidas y Ganancias de Capital

Serán ganancias y pérdidas de capital, las variaciones en el valor del patrimonio que se realicen con motivo de cualquier alteración en la composición de aquel,

incluidas las derivadas de la venta de participaciones en fondos de inversión. No se incluyen las utilidades que tributen:

  • Distribución de bienes gananciales (divorcio o separación de hecho)
  • Herencias y legados
  • Aumento o disminución del capital social empresarial
  • Las ocurridas por donaciones o juegos de azar.
  • Reorganización empresarial
  • Las obtenidas en fondos de pensiones
  • Distribución de dividendos de acciones nominativas
  • La venta de la vivienda habitual del contribuyente.
  • Rentas y ganancias en fondos de inversión
  • Inversiones provenientes en fideicomisos sin fines de lucro

Tarifas del impuesto

En la venta de propiedades, la tasa general es del 15% , aplicado sobre la diferencia entre el valor de venta registral y el valor de adquisición registral.

Excepción!!!

Los bienes adquiridos antes de Julio 2019, el contribuyente en la primer venta podrá optar por pagar el impuesto a la ganancia de capital, aplicando

al precio de venta  una tarifa del impuesto 2.25%

Retención en ganancias de capital obtenidas por no Domiciliados

Al vender un bien inmueble situados en territorio nacional propiedad de un no domiciliado ( extranjero no residente), el comprador estará obligado a retener y pagar 2.5% del precio de venta.

SI las ganancias de capital se generan por activos productivos dentro de la actividad comercial, esta ganancia se declara dentro del Impuesto sobre la renta.

Impuesto a la distribución de rentas disponibles: Dividendos

Los recibidos por personas físicas o por compañías extranjeras o compañías locales que no tengan actividad lucrativa y no sean contribuyentes del impuesto a las utilidades, tendrán una retención de un 15%.

Los dividendos recibidos por entidades residentes con actividad lucrativa sujeta al impuesto de las utilidades de entidades residentes están exentos de impuestos.

Impuesto al valor agregado IVA:

Este es un impuesto que grava directamente la venta de bienes y servicios prestados en el territorio nacional. El alquiler es un bien gravado

Tarifas del impuesto

La tarifa general es del 13%, encontrándose tarifas diferenciadas del 4%, 2% y 1%

En el caso de los alquileres de bienes inmuebles los rigen las siguientes regulaciones:

  • Para los alquileres comerciales e industriales tienen una tarifa del 13%
  • Los alquileres destinados exclusivamente para vivienda, los garajes y anexos accesorios a las viviendas y cuando este monto de alquiler NO exceda 1.5 salarios base ( alrededor de ¢675.300)  está exento del impuesto. Si el monto del alquiler excede esa cantidad, será gravado con el 13% en su totalidad.
  • Las cuotas de mantenimiento condominal NO están gravadas con el IVA.
  • Los alquileres exentos NO podrán gozar de crédito fiscal.

Impuesto a las personas Jurídicas

Las sociedades constituidas y vigentes en el territorio nacional deben cancelar anualmente en enero, de la siguiente manera:

  • Sociedades inactivas comercialmente un monto de ¢66,930
  • Sociedades inscritas en el Régimen de Tributación Simplificada, sociedades que declaran ingresos (casilla No. 35) en cero o sin actividad, sociedades inscritas que hayan declarado ingresos brutos menores a 120 salarios base, es decir, inferiores a ¢53,544,000 colones, pagarán el 25% del salario base a saber la suma de ¢111,550.00
  • Sociedades con ingresos brutos mayores de 120 salarios base pero inferiores a 280 salarios, es decir, inferiores a ¢124,936,000 pagan el 30% del salario base, a saber la suma de  ¢133,860.00
  • Sociedades con ingresos brutos mayores a 280 salarios, pagan el 50% del salario base , a saber la suma de: ¢223,100,0

.

Impuesto Municipal

Existe un impuesto municipal sobre la utilidad neta (Patente Comercial ) de que varía de 0.15% a 0.35%.

Contribuciones a la Seguridad Social

Los empleadores y los empleados deben contribuir a la C.C.S.S. (Seguridad Social) al 27% y 10.5% del salario mensual de los empleados, respectivamente. 

Impuesto a la propiedad, Impuestos territoriales

Los municipios aplican un impuesto a la propiedad hasta el 0,25% del valor tasado.

Impuesto de transferencia, TRASPASOS DE PROPIEDADES

La transferencia de propiedades inmobiliarias está sujeta al 1.5% del valor de venta o su valor fiscal, el que sea mayor. Se aplica un impuesto del 2.5% a la transferencia de bienes muebles.

Impuesto de timbre de educación y cultura

Su pago es anualmente, en el mes de marzo.

  • Sociedades cuyo capital neto no exceda de ¢500.000,00 pagarán ¢5.000,00.
  • Sociedades cuyo capital neto exceda de ¢500.000,00 pero que no pase de ¢2.000.000,00 pagarán ¢6.000,00.
  • Sociedades cuyo capital neto exceda de ¢2.000.000,00 pero que no pase ¢4.000.000,00 pagarán ¢12.000,00.
  • Sociedades con capital neto superior a ¢4.000.000,00 pagarán ¢18.000,00.

Notas referentes:

Salario base Enero 2020  ¢450.200 .

Tipo cambio referencial Enero 2020  ¢ 572.03


¿Qué es ATV?

ATV

Sus siglas corresponden a Administración Tributaria Virtual (ATV). Es la plataforma en línea del Ministerio de Hacienda para gestionar sus cuestiones fiscales desde la comodidad de cualquier dispositivo con internet.

Sustituye en gran parte los motivos por los que tendría que presentarse al Ministerio físicamente y eso resulta conveniente tanto para Tributación como para usted.

El enlace para ingresar es: https://www.hacienda.go.cr/ATV/Login.aspx

Por medio de esta plataforma virtual su contador y usted pueden hacer bastantes cosas y hay funcionalidades que encontrará de utilidad para diferentes escenarios. En este artículo, sólo podrá ver los puntos relacionados al registro para la facturación electrónica.

¿ Qué pasos debo seguir?

El primer paso que debe dar es registrarse como contribuyente por servicios profesionales o como representante legal de una sociedad. Una vez que hace eso, obtendrá una contraseña temporal para el ingreso al ATV que deberá cambiar a una de su elección; para este cambio su número de identificación, fecha de vencimiento del documento de identificación y fecha de nacimiento serán requeridos.

Lo que ve a continuación es el inicio de la página del ATV del Ministerio de Hacienda. Se ingresa con su número de identificación y la contraseña que usted haya registrado. Tiene las opciones de crear una nueva cuenta y de recuperar su contraseña. Requerirá los mismos datos de su documento de identificación que utilizó para fijar la contraseña.

ATV Page

Cuando usted se registra de manera física, le emiten un documento llamado Tarjeta Inteligente Virtual (TIV). Cuando lo hace de manera virtual, debe utilizar los datos de su documento de identificación para generarla.

Al hacer click en “Ingresar” en la página de inicio de sesión del ATV, se le solicitarán algunos dígitos de la TIV (Ver el siguiente ejemplo).

Una vez que logre iniciar la sesión, deberá escoger si quiere ingresar como obligado tributario o como representante legal.

A continuación, tendrá la página de inicio del ATV.

¿ Qué necesito para registrarme con un proveedor de facturación electrónica?

Para registrarse con un proveedor de facturación electrónica, necesita al menos los documentos:

  1. Llave criptográfica y PIN de 4 dígitos
  2. Credenciales de producción
  3. Comprobante de Registro Único Tributario

En la página inicial del ATV, va a buscar en el menú superior la opción que dice “Comprobantes Electrónicos”.

ATV main page

Al seleccionar “Llave Criptográfica de Producción”, le aparecen 3 opciones. La última es “Generar contraseña en producción. Eso le permitirá obtener los credenciales de producción.

También en ese menú, le aparece la opción de “Generar llave criptográfica en producción”. Esta le lleva a otra pantalla.

El PIN es una clave numeral de 4 dígitos que usted genera. Debe ingresarla y confirmarla. Al darle click a “Generar”, le aparecerá la línea 4. Al hacer click a “Descargar”, un archivo tipo .p12 se guardará en su carpeta de descargas en su computadora.

¿ Cómo abro este archivo?

Probablemente no tenga un programa correcto para abrir y leer ese tipo de archivos en su computadora. No es necesario que lo abra. Sólo debe facilitárselo a su proveedor de facturación electrónica escogido para que lo ingresen al sistema y que el mismo lo lea para interpretar los datos. La llave criptográfica tiene una validez de 2 años, luego deberá renovarla en el ATV.

Finalmente, debe buscar en el menú superior la opción de “Registro Único Tributario”. Esta, básicamente, es una declaración jurada para reportar que usted está inscrito y va a empezar a facturar electrónicamente.

Debe llenar cuidadosamente este formulario pues los documentos que se generen en consecuencia podrían ser pedidos por las autoridades tributarias en una eventual fiscalización.

Cuando llene todos los datos, tendrá la opción de descargar 3 archivos tipo PDF. Son llamados Acuse, Detalle y Constancia del Registro Único Tributario.

Continúe actualizándose!

Es muy importante que se mantenga actualizado en los requisitos que actualiza el Ministerio de Hacienda para que su proveedor de facturación electrónica cumpla de la manera más eficaz y eficiente los lineamientos y usted no tenga ningún inconveniente con sus gestiones contables.


¿Qué es una factura electrónica?

Qué es una factura electrónica

La factura electrónica es, para efectos legales, lo mismo que una factura física en papel. Una factura sirve para justificar un servicio o producto que alguien comercia. Siempre que una factura es emitida, el receptor de la misma debe estar de acuerdo. 

Existe la obligación de emitir la factura (ordinaria o simplificada), que tenga de manera legible el contenido de la misma, con las especificaciones dadas por el Ministerio de Hacienda.

Debe ser auténtica y confirmada por la llave criptográfica y los credenciales de producción correspondientes al emisor del documento.

Cuáles son sus ventajas?

Es muy ventajoso contar con facturación electrónica. Ahorra tiempo en tramitación e insumos de oficina, se reducen los errores, son más fáciles de almacenar y de acceder que los documentos físicos, es más difícil ser fraudulento con esta tecnología. Se moderniza la economía y el comercio.

Además de todos estos grandes beneficios, hay interoperabilidad por parte de todos los sistemas lo que permite tener a disposición varias opciones de proveedores que ofrecen distintos valores agregados para que usted escoja cuál se adapta mejor a sus necesidades.

El Ministerio de Hacienda tiene un facturero gratuito que es básico y no muy amigable con el usuario en su plataforma virtual (ATV). A pesar de eso, usted como cliente siempre puede escoger otra opción que sea más eficaz.

Se calcula que hay alrededor de 30 proveedores de factura electrónica. que, no sólo cumplen con los requisitos de Tributación, sino que tienen beneficios llamativos para los diferentes tipos de profesionales y empresas.

Este enlace de una presentación muy bien elaborada le ayudará a entender mejor la legislación :

Charla de Factura Electrónica

La introducción de la factura electronica en Costa Rica

En Costa Rica, el tema de facturación digital parece reciente; lo que sucede es que se ha introducido lentamente en algunos aspectos. Le damos una idea:

2003-2009

  • 2003. La Resolución  04-03 se publica. La misma permite el uso de comprobantes electrónicos para facturas emitidas y recibidas para sustituir los documentos físicos.
  • 2007. La Resolución DGT-22-07 es una legislación para los documentos electrónicos (incluyendo emisión y recepción).Habla básicamente de los requisitos, las autorizaciones, los procedimientos y lineamientos que debe cumplir un proveedor y un usuario de facturación digital. Esto permite que puedan haber sistemas o sitios web que ofrezcan el servicio de facturar electrónicamente. También se destacan datos de las multas iniciales por no cumplir con los requisitos (que, por cierto, rondan entre 1.2 y 43.6 millones de colones). Se presenta la idea de los formatos estándar de los documentos, junto con un ejemplo base de un XML.
  • 2009. La Resolución DGT-02-09 reemplaza a la DGT-22-07. Deja de ser opcional estar inscrito como contribuyente directo o representante legal. Es obligatorio presentarse como emisor-receptor, receptor no emisor o proveedor de facturación electrónica. También se habla de la validez de la firma digital y de cómo va a funcionar y sus capacidades.

2013-2016

  • 2013. Inicia la etapa de pruebas sobre facturación electrónica. 
  • 2016. La Resolución DGT-R-48-16 nos deja saber a más profundidad la información concreta de los procedimientos, los tipos de documentos y estructura mejor como deben estar conformados los proveedores. 
  • La Resolución DGT-R-51-16 declara que es obligatorio la inscripción y uso de un sistema de facturación electrónica.

Desde entonces, han habido cambios significativos como las fechas en las que cada profesional tuvo que inscribirse, el I.V.A., los distintos tipos de documentos que ahora están a nuestro alcance y otros avances relevantes.

Lo más importante es mantenernos al corriente de lo que sucede actualmente respecto a la factura digital.

Tenemos que asegurarnos de que nuestro respectivo proveedor esté al día con las peticiones de Tributación.


Consejos para disfrutar el emprendedurismo

¿Qué es emprendimiento?

El concepto del Emprendedurismo es tan amplio que puede causar dudas o conflicto de intereses. Por eso, podemos decir que es la disciplina de tomar una oportunidad y trabajar duramente para concretar las metas.

Emprendedurismo

Ahora que usted ha dado el valiente paso de ser un profesional independiente, deseamos que todos los esfuerzos y los sacrificios se vean recompensados a nivel monetario y de prestigio.

Por eso, le queremos aconsejar sobre las ventajas y desventajas que son implícitas al ser emprendedor o emprendedora.

Qué se debe saber?

Sabemos que la decisión de arriesgarse y lanzarse a la independencia económica es gigante; así que hemos hecho la tarea de investigar por usted los aspectos más relevantes de la etapa del emprendedurismo.

Y, en el caso de crear una pequeña empresa, se debe ser experto en los productos y servicios que ofrece, saber de contabilidad y tener el mejor don de servicio al cliente posible.

Balancear esto puede ser extremadamente cansado. Pero puede tener la certeza de que el proceso le otorgará una inigualable satisfacción personal.

Consejos importantes

La primera recomendación en el emprendedurismo es un documento escrito que se conoce como Plan de Negocio. Esto puede ser estructurado o una hoja escrita a mano con sus metas a largo y a corto plazo.

Puede incluir estudios de mercado, su conocimiento sobre lo que pretende negociar, la experiencia, los métodos de la competencia y todo lo que considere relevante para tomar en cuenta en su empresa.

Planee objetivos concretos y piense que pasos quiere seguir para alcanzar cada meta que se proponga como autoempleado.

Hay que invertir

Podría ser que tenga el concepto de que alguien con el espíritu emprendedor tiene más tiempo libre que una persona que es empleada de alguien más. Esto no es del todo mentira. Lo que sucede es que primero debe invertir tiempo y esfuerzo para solidificar las bases y que su empresa vaya, poco a poco, recompensando lo que le haya invertido. Sobre todo, si hablamos de horas que no podrá recuperar.

Adáptese!

Además, debe adaptarse a su mercado (a los gustos, a las tendencias de compra, a los canales por donde contacte a posibles clientes nuevos, etcétera); En el emprendedurismo las oportunidades vendrán y se irán en un parpadeo. Al estar al mando, debe tomar las decisiones desde la más simple como la más crucial. Y debe estar pendiente de su competencia, como actúan y cómo puede diferenciarse de ellos para ofrecer una funcionalidad o beneficio sin igual que atraiga a los clientes.

Está bien sentirse inseguro en su nueva vida. Reinvéntese y proyectese de la manera que desea ser. No deje de aprender sobre mercadeo, contabilidad, estrategias de ventas y lea mucho sobre lo que pueda. Con el trabajo duro vendrá mucha soledad. Busque espacio para socializar con sus seres queridos y no descuide sus relaciones.  Procure rodearse de personas que crean en sus sueños y le ayuden y motiven a que mejore.

Actualicese!

La tecnología puede ser el socio más solicitado de su emprendimiento. Todas las personas tienen un dispositivo con internet y eso le permite tener una oportunidad de expandir su mercado y sus potenciales clientes de manera exponencial. Si experimenta con mercadeo digital, carrito de compras en su sitio web, ventas en redes sociales y demás herramientas tecnológicas, seguramente podrá crecer con mucha más eficiencia.

Las habilidades blandas son la mezcla perfecta entre la personalidad y las herramientas sociales o de comunicación. Para tener clientes fijos es indispensable que utilice esas habilidades para establecer una atención personalizada a cada uno de sus clientes. No venda simplemente un producto o servicio, venda una experiencia. Haga que sus clientes se sientan parte de una comunidad a la que vale la pena pertenecer.

Mejore su entorno!

  • Busque entidades o personas que quieran financiar el comienzo de su negocio. Genere alianzas con otras compañías que tengan oportunidad de ventas.
  • Considere a los demás empresarios como aliados y no competencia. Recuerde que ellos también están emprendiendo.
  • Mientras mejor esté su entorno, mejor prestigio y plusvalía tendrá su tienda física.
  • Haga voluntariado en su comunidad, ofrezca soluciones que sean sencillas de elaborar. Hay muchas maneras de ayudar a una comunidad sin necesidad de invertir dinero. De seguro, esto le ayudará a usted, mientras colabora a un mejor ambiente.

Y, ya que hablamos de tienda física; ahora hay opciones interesantes para evitar transportarse para poder trabajar.

Puede tener una oficina en casa y trabajar desde ahí, puede hacer trabajos pequeños como trabajador independiente y tener varios clientes. Puede reunirse mediante videollamadas.

Es mejor aprovechar el talento, los recursos humanos y manejar horas de trabajo efectivas. Esto no sólo le aplica a usted, sino también a eventuales colaboradores de su negocio. Considere los horarios flexibles.

Por último, confiamos en que su emprendimiento crecerá y le permitirá invertir dinero en otros proyectos. Le recomendamos estar pendiente de las noticias sobre comercio y economía para que no destine su dinero en causas perdidas.


¿Está pensando en cambiar de proveedor de facturación electrónica?

Existen diversos tipos de proveedores, para saber con seguridad cuál va a ser su elección, aquí le damos los siguientes consejos.

El tiempo de un emprendedor es muy valioso. La facturación electrónica no debe ser complicada y no debe requerir demasiado tiempo y esfuerzo.

Hay varias opciones respecto a los sistemas de facturación que hay disponibles. La investigación de cuál es la más beneficiosa para su tipo de actividad económica puede tomarle tiempo. 

Los diferentes proveedores tienen distintos planes, tipos de pago, funcionalidades útiles y demás particularidades.

Entonces, debe averiguar los detalles pertinentes para tomar una decisión informada y evitar hacer este proceso en repetidas ocasiones.

En Costa Rica, normalmente los productos y servicios son buscados por recomendación. Pero, en algunas ocasiones lo que funciona para algunos, no funciona para todos.

Es posible que su proveedor actual no se adapte del todo a sus necesidades específicas. Y encuentre otra herramienta que le permita trabajar de manera más conveniente.

Esto le causará dudas de la migración de datos. Los reportes, historial, catálogo de productos, información de sus clientes y otros factores importantes. 

proveedores factura electrónica

¿ Qué es lo primero que hay hacer?

Lo primero que debe hacer es una lista de lo que necesita, y consultar a distintos proveedores si tienen los requisitos que usted pide.

De esa manera, mientras aclara sus dudas, puede comprobar que el servicio al cliente sea eficiente y eficaz, bien informado y con actitud de servir.

¿ Cuál sería un buen momento para cambiar de proveedor?

Un buen momento para cambiar de proveedor de facturación electrónica es al inicio del período fiscal. Para extraer los reportes del proveedor original con todos los detalles y empiece desde 0 con su nuevo facturero.

Hay que considerar la migración de datos, de los XML que ya han sido enviados al Ministerio de Hacienda. Y los datos que se obtienen del ATV del Ministerio de Hacienda.

Otro factor interesante a considerar es que Hacienda constantemente manda a hacer modificaciones y cambios en los sistemas de facturación.

Eliga un buen proveedor

Debe tomar en cuenta que el proveedor que escoja necesita tener un equipo de desarrollo eficiente que pueda cumplir con los lineamientos de Tributación en los períodos de tiempo otorgados para que evite tener conflicto con el envío y recepción de documentos  electrónicos.

Los proveedores deben asegurarse de informarle de los cambios que hagan en el sistema a los usuarios. Verifique que la comunicación con su nuevo aliado sea fluída y clara. Usted, como contribuyente, debe estar al tanto de todo lo pertinente a la facturación electrónica.

Investigue

Es fundamental que haga una investigación de mercado para obtener el facturero con más funcionalidades al precio más justo. Que pueda dedicarse a sus ventas sin la preocupación de no saber si su herramienta va a estar funcionando correctamente.

Recuerde hacerle saber al proveedor anterior que ya no utilizará sus servicios para evitar cargos o publicidad en el futuro.

Sea como sea que tome la decisión del cambio del proveedor de facturación electrónica. Esperamos que sea de buen provecho para usted y su negocio.


Preguntas Frecuentes

¿Qué es un XML?

Qué es un XML? Preguntas frecuentes

Su significado es Lenguaje de Marcado Extensible, por sus siglas en inglés XML (Extensible Markup Language). Sin entrar mucho en detalles de programación y tecnicismos complicados, este tipo de archivos tiene etiquetas para llenar espacios.

El XML f unciona para estandarizar los campos que Hacienda solicita de manera separada. Debe asegurarse de que el proveedor de facturación electrónica emita correctamente los archivos XML y que los pueda recibir también. 

Puede leer más al respecto en el siguiente enlace del Ministerio de Hacienda:

https://scij.hacienda.go.cr/SCIJ_MHDA/docjur/mhda_docjur.aspx?nBaseDato=1&nDocJur=17819

¿Cómo puedo decidir cuál es el mejor proveedor de facturación electrónica?

Lo primero que debe confirmar es si el proveedor cumple con los requisitos de formato mencionados en el artículo anterior.

  • Que envíe los XML al Ministerio de Hacienda, que use la firma digital o la llave criptográfica para la seguridad de sus documentos y si hace la validación de los consecutivos para evitar repeticiones.
  • Después, debe consultar que el sistema cuente con todos los tipos de documentos que necesita (factura electrónica, tiquete electrónico, nota de crédito, nota de débito, documentos de compra, factura de exportación, anulaciones, etcétera).
  • Que pueda aceptar los documentos como compras o gastos. Es importante que confirme que pueda emitir reportes para las declaraciones tributarias correspondientes.
  • Asegúrese de que los documentos electrónicos se envíen por correo electrónico al cliente y que pueda recibir una copia como respaldo.

Otro factor considerable

La usabilidad de la herramienta.

Algunos de los proveedores de facturación ofrecen la opción de un manual de usuario en formato de e-book para poder consultar cuando se necesite.

Es más relevante que se familiarice con el servicio al cliente y compruebe que tienen disposición, experiencia y conocimiento para instruirle en el proceso de inscripción y la interacción de la herramienta. 

La facturación electrónica es relativamente reciente y todos nos hemos tenido que adaptar a las nuevas reglas del juego.

Los requerimientos de Tributación han venido como una avalancha. Por eso, los usuarios deben estar convencidos de que clase de acompañamiento van a recibir de parte de su servicio de facturación electrónica.

Es posible que algunos factureros sean programados por ingenieros que, por más excelente que trabajen, no toman en cuenta la experiencia del usuario.

Entonces, con estos sistemas es difícil trabajar y le consumirá tiempo y energía con algo que debe ser fácil.

Busque un proveedor que tome en cuenta su interacción que todos los procesos requieran el mínimo esfuerzo, ya que esto permite que usted no sienta como un obstáculo en su profesión cumplir con los lineamientos de Hacienda.

Quiero saber sobre el Régimen Simplificado

Para obtener información oficial del Ministerio de Hacienda (la norma y los negocios que aplican), acceda al siguiente enlace:
http://www.pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=89076&nValor3=116742&strTipM=TC

Brevemente, los contribuyentes del régimen simplificado sólo están obligados a emitir factura electrónica si el valor de la compra individual corresponde a un 5% del salario mínimo.

Algunos clientes exigirán el documento electrónico para poder declararlo como compra o gasto.
Y, ya que hablamos de declaraciones, los contribuyentes de régimen simplificado están en obligación de declarar Renta y el IVA.

Por estas razones, recomendamos fuertemente que, aunque pertenezca al régimen simplificado, se registre a una herramienta de facturación electrónica.

¿Existen multas relacionadas a la facturación electrónica?

Para los diferentes tipos de contribuyentes existe una fecha establecida por el Ministerio de Hacienda que le obliga a estar inscrito para emitir documentos electrónicos.

No hacer este proceso antes de la fecha establecida puede costarle una multa de aproximadamente ¢800.000. Por hacerlo de forma incompleta, la suma es de ¢213.000.

Por otra parte, no llenar y enviar las declaraciones a tiempo, representan un 50% del salario mínimo. Pero enviarlas fuera del horario establecido se multa con 2 salarios base.

Y si la declaración tiene información incorrecta o no es lo que se está solicitando, debe pagar el equivalente a 1 salario base.

Con 1 salario base se castiga también si tramita ventas y no emite el documento electrónico debidamente.
La responsabilidad de evitar las sanciones es de los contribuyentes. 
La información sobre estas multas fue extraída del artículo del diario Extra que puede encontrar con más detalle aquí:

http://www.diarioextra.com/Noticia/detalle/349515/multa-de-%C2%A2800-mil-si-no-presenta-factura-electronica

¿Porqué es relevante la facturación electrónica en Costa Rica?

Tanto personas jurídicas como físicas ahora están obligadas a facturar electrónicamente. Los trámites son una pesadilla, la plataforma de Hacienda no es la más amigable. Es difícil escoger un buen proveedor.

Todo parece ser demasiado complicado y es una preocupación más para los profesionales. Qué además de su trabajo, ahora deben asumir parte de la contabilidad.

Lo está viendo desde el prisma equivocado!.

A pesar de que este proceso va a necesitar un esfuerzo de parte de cada uno de los contribuyentes registrados en Tributación, es la evidencia del progreso en la tecnología fiscal del país.

Cuando todos estén incluídos, requerirá menos esfuerzo hacer las declaraciones correspondientes. Las finanzas serán más transparentes y entregar documentos al contador dejará de ser una pesadilla. 

Imagine que ya no se perderán los documentos físicos ni se borrará la tinta de los tiquetes que le han emitido en el período fiscal.

Los cálculos se hacen computarizadamente y eso evita errores humanos. Las auditorías tomarán breves momentos en lugar de días revisando papeles archivados.

En una época donde la inmediatez juega un papel tan importante en las ajetreadas vidas, es muy efectivo tener al alcance de un click todos los registros de facturación.

Además, hay otros beneficios relacionados como la seguridad de sus finanzas. Ahorro de suministros de oficina, pago en línea y la sostenibilidad del desarrollo en su emprendimiento.


Para elegir a su contador

Si usted tiene una actividad económica personal o de su empresa, definitivamente debe empezar por conseguir a un contador o contadora fiable.

Y que cumpla con todas sus necesidades y que esté al tanto de todas las legislaciones y procedimientos actuales.

Contador

¿Cuál es el rol de un contador?

El rol de un contador es manejar la contabilidad  de su actividad; pero también puede desempeñar tareas de derecho laboral o civil, finanzas, auditoría, mercadeo, estadísticas y ventas.

Planteado de manera más concreta, hablamos de que la contabilidad incluye la elaboración y pago de planillas. La tenencia, archivo y organización de los libros contables y legales, el cumplimiento de las leyes fiscales actuales.

También las declaraciones con Hacienda y estadísticas anuales, el registro actualizado y muchas otras funciones.

Eso significa que puede dar una visión única de la entidad, porque tiene toda la información y los datos necesarios de la empresa.

Asegúrese de a quién va a contratar

Es importante que se asegure que la persona que vaya a escoger esté colegiada como contador público o privado. Para hacer la consulta puede seguir los siguientes enlaces:

Colegio de Contadores Privados

Colegio de Contadores Públicos

Infórmese!

No tema preguntarle qué fue lo que más disfrutó de la colegiación (les hacen cursos y pruebas) y si tiene interés en mantenerse actualizado.

Pregunte cuándo fue la última vez que atendió a un seminario, o cual es la legislación más reciente que ha leído.

Si su actividad aún no tiene un presupuesto para un contador a tiempo completo, siempre puede contratar por horas a uno por servicios profesionales.

De todas maneras, busque a alguien que tenga la dispocisión necesaria de tiempo y esfuerzo para llevar a cabo todas las funciones.

Y así encargarse de que la documentación sea entregada y declarada puntualmente.

Pregunte si este candidato o candidata para llevar la contabilidad de su empresa tiene experiencia con su tipo de actividad económica.

Y asegúrese de que le pueda orientar de la mejor manera. Un contador con experiencia puede ayudarle competitivamente si conoce el área en la que se desempeña.

Lo que le brindará una seguridad mayor es tener comunicación fluída y transparente con la persona que contrate. Necesitan poder confiar entre sí para poder obtener los mejores resultados.

La supervisión del movimiento de la actividad financiera de lo que usted genera y gasta es vital para su negocio.

Debe iniciar con el pie derecho. Y hacer una selección pensada a profundidad de quién seguirá con cautela los movimientos contables de su actividad económica.