Los peores escenarios que pueden ocurrir al tener una filtración de datos financieros son fraudes. Entre no tener una filtración y fraudes que le dejen en la ruina, hay varios escenarios en el medio y estos no son nada favorables para usted como profesional o dueño de una empresa.
La fragilidad de la información virtual se ha visto evidenciada en estos días cuando, en el pequeño espacio de tierra que es nuestro país, uno de nuestros bancos estatales tuvo una filtración masiva de datos financieros. Las listas de las cuentas y tarjetas están a la disposición de quien las sepa buscar en internet. Quienes cometieron este acto de ciberterrorismo querían evidenciar las pocas medidas de seguridad electrónica que tiene esta entidad y para eso han puesto es riesgo económico a quienes depositaron su confianza en dicha entidad bancaria.
Esta situación, además de conmocionar, debería llamar a la reflexión de quienes son independientes económicamente. No importa cuál sea nuestra industria, es muy importante tomar todas las medidas posibles para asegurar lo que nos ha costado tanto trabajo conseguir y construir.
A menos de que su área de experiencia sea la ciberseguridad, debe estarse preguntando cuáles pasos podría dar para fortalecer la privacidad de sus datos contables. ¡No se preocupe!. Aquí tenemos algunas ideas de por donde puede empezar.
Lo primero que debe saber es que su contabilidad empieza con los asientos individuales de cada movimiento financiero pero se extiende hasta lo más delicado como contraseñas bancarias o de su sistema contable.
Y puede preguntarse ¿Porqué alguien querría ingresar a su sistema de contabilidad? Porque pueden, por ejemplo, estar planeando robar en su locación física y quieren saber los balances de las cajas y los estados de los inventarios para planear los riesgos que están tomando. O, en otro ejemplo, podría haber un negocio falso que lave dinero y se robe su base de datos de movimientos para presentarlo como propio y ¿no sería sospechoso que dos entidades distintas presenten a Hacienda los mismos reportes financieros?.
Cada gestión contable es diferente, varían cosas importantes como las actividades económicas, la metodología administrativa o el tamaño de la operación. Algunos de estos factores podrían representar algún tipo de vulnerabilidad en la seguridad. Debe preguntarse si los procesos de contratación y la autorización de personas en su local es seguro y si se está rodeando de personas que merezcan su confianza.
Cuando se habla de la contabilidad empresarial se habla de que pasa por las manos de varios departamentos y no sólo por el contador. Recursos humanos, proveeduría, compras, ventas, logística y la gerencia son ejemplos de dónde más pueden estar los documentos. Saber dónde están los balances y quién los tiene es una de las medidas de seguridad que puede seguir. Puede implementar una lista de entrega y recibido de documentos en cada departamento para tener una prueba escrita del curso de los papeles financieros.
Su contabilidad puede dividirse en dos: la contabilidad pasada y la que está ocurriendo en tiempo real. Una compañía con trayectoría en el mercado que no haya digitalizado su contabilidad y tenga cajas de archivos impresos en papel con la contabilidad de 5 años (el mínimo requerido por el Ministerio de Hacienda) se expone a una brecha de seguridad. Su información financiera e incluso la información de sus clientes y proveedores están expuestos. Mantener estos mismos registros digitalmente es lo más recomendable.
La autenticación de dos pasos se refiere a desconfiar de una contraseña; puede incluir otro paso de confirmación como huella digital, un pin o token que se renueva cada vez que va a ser utilizado, una clave dinámica, un patrón de movimiento o cualquier otra de las que la tecnología ofrece.
Parte de la seguridad de su contabilidad es visitar esos balances y estadísticas cada vez que vaya a tomar una decisión administrativa y calcular el impacto a su negocio que las inversiones o movimientos vayan a causar. Por supuesto, parte de este punto es también cumplir con sus obligaciones tributarias con el Ministerio de Hacienda para evitar sanciones y multas.
El rol del contador ha ido cambiando mucho durante los últimos tres años donde en Costa Rica las finanzas se llevaban en papel con estados extensos que no podía entender nadie más que un financiero. Ahora, la información digitalizada y la entrada de sistemas contables, convierten a nuestro asesor fiscal en un experto que guía en los procesos. No obstante, la información a la que sigue teniendo acceso es delicada y la responsabilidad es mayor. Debe escoger a su contador con extremo cuidado y supervisar su trabajo.
Toda la información contable, digital o impresa, deben tener un respaldo. Perder toda su información de transacciones económicas puede ser un gran problema. Asegúrese de contar con copias.
Nunca se es demasiado precavido si se trata de su libertad económica. Tome todas las precauciones posibles para proteger su empresa. No espere a que sea demasiado tarde.
Amante de la literatura y los animales. Ha estado en la industria del servicio al cliente por 8 años y se ha convertido en experta de la facturación electrónica en los últimos 3 años. Conocimientos en mercadeo, emprendedurismo y habilidades blandas.