Cuando tomamos el gran paso de trabajar de manera independiente y empezar nuestro emprendimiento, somos responsables de todos los roles y las responsabilidades de nuestro proyecto. Mientras generamos ingresos y construímos las bases del negocio, hay que aprender de mercadeo, contabilidad, administración y todo lo demás que vayamos necesitando.
La tecnología ayuda a que este tipo de procesos sean tan indoloro como sea posible y que todas las tareas puedan realizarse sin descuidar nuestra principal actividad económica.
Sabemos que en contabilidad, en su gran mayoría, confían en herramientas como excel y google spreadsheets para armar los reportes contables. Pero ¿realmente cuanto conocemos de su funcionamiento?
Fórmulas
A continuación una serie de fórmulas que hacen operaciones sencillas de matemáticas:
- =SUMA(A#:A#) para sumar los valores de la línea del primer # al último #.
- =A#-A# utilizando el símbolo – en medio de los números de celda para restar.
- =A#*A# se multiplica al colocar * entre los número de celda.
- =A#/A# que dividirá los valores de las celdas escogidas.
- Puede utilizar paréntesis en las operaciones y Excel respetará las prioridades de los mismos.
- =PROMEDIO(celdas con números) para obtener el porcentuaje de la media.
- =MAX(celdas) y =MIN(celdas) para averiguar cuales son los máximos y los mínimos de varios valores escogidos.
- =SI.ERROR verifica que no hayan errores en los formatos de operación que esté utilizando.
- =CONTARA(selección de celdas) es como una suma pero ignora las celdas vacías.
- =CONTAR.SI(selección de celdas y criterio) permite que, aunque hayan varios datos en la información seleccionada, se filtre el criterio escogido).
- =DIAS(primera fecha y segunda fecha) tiene valores de primera fecha y última fecha escogidas y cuántos días hay entre ellas.
- =HIPERVINCULO(enlace) pues, aunque Excel convierte en enlace externo los links que pegamos en las celdas, podríamos necesitar que se destaque o sea fácil de localizar. Para eso es esta función.
- = para repetir lo que pone en una celda en otra(s).
- =CONCATENAR(celdas) de las celdas que escoja con esta fórmula, aparecerán juntos los elementos de todas las celdas.
- =ESPACIOS(celda o texto) el programa verificará por usted que no hayan espacios de más en un texto determinado.
- =ENCONTRAR(lo que busca) si el documento es muy extenso y busca algo específico.
Instrucciones
Las reglas para utilizar las fórmulas indicadas y muchas otras más es hacer clic en la celda donde quiere que aparezca el resultado, digitar el símbolo = para que el programa sepa que debe hacer una fórmula. Escoja la o las celdas deseadas, tomando en cuenta que debe agregar los símbolos necesarios entre celdas en caso de que sea necesario. Para terminar, presione Enter.
Siempre puede intentar conseguir plantillas en excel que ya tengan las fórmulas y las columnas que necesita para los reportes de contabilidad.
Recuerde que es prudente resaltar de alguna manera los datos de números que están en negativo. Es mejor de esa manera porque los verá de manera más sencilla.
Con la facturación electrónica vigente, es importante que tenga una idea lo más exacta posible de cuántos documentos emite y recibe para escoger un plan que se adapte a sus necesidades a la perfección. Puede llevar el control en sus reportes contables también.
Aunque sean pequeños trucos que le ahorren tal vez un par de minutos cada uno, a la larga le permiten ser más productivo y eficiente. Tener el control de lo que necesita hacer de la forma más eficaz existente le dará más oportunidad para hacer su actividad económica y, lo más importante, paz de no tener problemas con el Ministerio de Hacienda.
Amante de la literatura y los animales. Ha estado en la industria del servicio al cliente por 8 años y se ha convertido en experta de la facturación electrónica en los últimos 3 años. Conocimientos en mercadeo, emprendedurismo y habilidades blandas.